Ablauf und organisatorische Details zum AHK-Geschäftsreiseprogramm

Aufbau neuer Geschäftsbeziehungen und Vertiefung bestehender Kontakte in ausländischen Märkten

1. Das AHK-Geschäftsreiseprogramm Erneuerbare Energien  

Das AHK-Geschäftsreiseprogramm wird im Rahmen der Exportinitiative Erneuerbare Energien durchgeführt und vom Bundesministerium für Wirtschaft und Technologie (BMWi) gefördert. Die Organisation der einzelnen Reisen erfolgt durch die deutschen Auslandhandelskammern (AHK) in Zusammenarbeit mit dem Deutschen Industrie- und Handelskammertag (DIHK) und weiteren Dienstleistern.

Das AHK-Geschäftsreiseprogramm Erneuerbare Energien unterstützt Ihr Unternehmen in allen Phasen der Auslandsmarkterschließung. Dabei agieren die deutschen Auslandshandelskammern als kompetente Ansprechpartner sowohl für Ihren Markteinstieg als auch für die Vertiefung und Erweiterung Ihrer bereits bestehenden Geschäftsbeziehungen im Zielmarkt.

Die Kosten für alle Leistungen der AHKs und der Dienstleister im Rahmen des Geschäftsreiseprogramms übernimmt das BMWi. Die teilnehmenden Unternehmen tragen lediglich ihre Reisekosten (Flug, Transfer, Übernachtung, Verpflegung).

Weitere Informationen zu den einzelnen Reisen, die konkreten Angebote des aktuellen Halbjahres sowie die jeweils zuständigen Dienstleister finden Sie im Internet unter www.exportinitiative.bmwi.de. Zudem informiert auch der wöchentlich erscheinende Newsletter der Exportinitiative Erneuerbare Energien regelmäßig über die aktuellen Reisen und liefert spezifische Zielmarktinformationen. 

2. Ablauf der AHK-Geschäftsreise 

Das Kernstück der drei- bis fünftägigen Geschäftsreise sind individuell vereinbarte Einzeltermine mit potenziellen Geschäftspartnern vor Ort. Dabei definieren Sie selbst die Zielgruppen für Ihre Gespräche, wie zum Beispiel Endkunden, Vertriebspartner, Vertreter aus Politik und Behörden, Energieversorger, Kreditinstitute oder Dienstleister (Fachberater, Ingenieurbüros). Anhand Ihrer Vorgaben stellt die AHK vor Ort ein individuelles Programm für Sie zusammen und arrangiert Ihre Gespräche in der Regel im Hause der entsprechenden Unternehmen/Institutionen. Auf diese Weise können Sie gleich einen fundierten ersten Eindruck von Ihrem zukünftigen Partner gewinnen.

Bestandteil der Geschäftsreise ist darüber hinaus eine eintägige zentrale Präsentationsveranstaltung, deren Publikum gezielt von der AHK angesprochen und eingeladen wird. Das Interesse an diesen Veranstaltungen bei Politik, Verbänden und Unternehmen der Länder ist ausgesprochen groß, was die Anwesenheit vieler interessanter, hochrangiger Gäste sichert. Dieser direkte Kontakt zu wichtigen Akteuren erleichtert es Ihnen, bestehende Hürden im Zielmarkt zu meistern.

Fachreferenten aus dem Zielmarkt und aus Deutschland erörtern gesetzliche Grundlagen und Rahmenbedingungen zur Förderung der Erneuerbaren Energien, genehmigungsrechtliche Aspekte, Stand und Perspektiven der Nutzung der betreffenden EE-Technologie im Zielmarkt, Trends der technologischen Entwicklung, Best-Practice-Projekte und dergleichen. Im Rahmen dieser Veranstaltung haben auch Sie die Möglichkeit, Ihr Unternehmen und Ihre Produkte oder Dienstleistungen zu präsentieren. 

3. Organisatorische Details 

Sie bekunden Ihr Interesse gegenüber dem mit der jeweiligen Reise beauftragten Dienstleister. Dieser sendet Ihnen daraufhin die Anmeldedokumente für den entsprechenden Zielmarkt zu. Wenn Sie an einer Geschäftsreise teilnehmen möchten, senden Sie das unterschriebene Anmeldeformular und den ausgefüllten Unternehmensfragebogen an den darin benannten Ansprechpartner zurück.

Ihre Unterlagen werden unmittelbar an die AHK weitergeleitet, die sich mit Ihnen in Verbindung setzt und mit Ihnen die individuelle Recherche Ihrer potentiellen Geschäftspartner abspricht. Die Basis für die (Vor-) Auswahl der Gesprächspartner sind Ihre Angaben im Unternehmensfragebogen. Zur Vorbereitung Ihrer Reise werden Ihnen Zielmarkt- und Brancheninformationen sowie die Unternehmensprofile Ihrer Gesprächspartner zur Verfügung gestellt.

Die AHK stimmt alle organisatorische Details Ihrer Reise mit Ihnen ab. Sie unterstützt Sie auf Wunsch auch bei der Vermittlung einer Unterkunft und bei der Organisation der Inlandsreisen zu Ihren Terminen. Bei Bedarf werden Sie vor Ort von einem sprachkundigen AHK-Mitarbeiter begleitet.

Um die hohe Qualität des Programms und die individuelle Betreuung durch die AHK sicherzustellen, ist die Anzahl der teilnehmenden Unternehmen auf acht pro Reise begrenzt. 

Aufgrund der Regelungen des europäischen Behilferechts ist die AHK verpflichtet, Angaben zu den bereits erhaltenen De-minimis-Beihilfen Ihres Unternehmens abzufragen. Die AHK übermittelt Ihnen dafür die entsprechenden Informationen und Formulare.

Zur Evaluierung der AHK-Geschäftsreise wird Ihnen nach der Veranstaltung ein Fragebogen zugesandt. Ihre Einschätzung zu Organisation, Durchführung und Ergebnis der Reise erleichtert es den Akteuren der Exportinitiative, das Programm den sich stetig ändernden Branchen- und marktspezifischen Interessen und Bedürfnissen der Unternehmen anzupassen und zu verbessern. 

4. Unternehmenspräsentation 

Unternehmensprofil

Zur Unterstützung der Akquise Ihrer potentiellen Geschäftspartner und zur deren Vorbereitung auf die Gesprächstermine wird die AHK Sie um ein Kurzportrait Ihres Unternehmens (max. zwei DINA4-Seiten) bitten. Die Unterlagen sollten folgende Informationen enthalten:

• Kurzer Abriss zu Historie, Geschäftsfeld, Produkten, Referenzen;

• Details zu Ihren Produkten/Dienstleistungen
  (Vorteile, Alleinstellungsmerkmale, Patente u.a.);

• sonstige für den Zielmarkt relevante Informationen.

Unternehmenspräsentation

Für Ihre Präsentation auf der zentralen Veranstaltung haben Sie 10 - 15 Minuten
(in Absprache mit der AHK) zur Verfügung. In der Regel ist die Vortragssprache Deutsch mit Simultanübersetzung.

Ihre Präsentation sollte kurz und möglichst präzise auf die Anforderungen des Zielmarktes zugeschnitten sein. Für das einheimische Publikum von Interesse sind

• Vorteile für den Nutzer im Zielmarkt;

• ausgewählte (nicht zu komplizierte) technische Daten;

• Informationen über gewünschte Kooperationspartner;

• Angaben zum Ansprechpartner. 
  

Ihre Power-Point-Präsentation ist dem Dienstleister rechtzeitig vor Beginn der Geschäftsreise zur Verfügung zu stellen. Sofern von Ihnen nicht anders gewünscht, wird Ihre Präsentation dem einheimischen Publikum elektronisch oder in Form einer Tagungsmappe zur Verfügung gestellt. Wir bitten Sie zu beachten, dass sich unter den Teilnehmern Wettbewerber befinden könnten und Ihre Präsentation entsprechend zu gestalten. 

Unternehmens-/Produktbroschüren

Stellen Sie sicher, dass Sie ausreichend Produkt- und Unternehmensbroschüren für Ihre potentiellen Geschäftspartner zur Hand haben. Während der Präsentationsveranstaltung und der Einzelgespräche werden Sie zahlreiche Gelegenheiten haben, diese auszulegen oder zu überreichen.